Commencez par oublier les techniques de productivité
et les outils qui vont avec !
Nous sommes toutes et tous pareils ; nous avons des journées où nous devons faire rentrer 48 heures d’activités multiples en 24…
Peut-être que tous les outils digitaux, informatiques, portables que nous possédons ont raccourci notre perception du temps et donné le sentiment que nous pouvions tout faire simultanément et rapidement.
Bref nous manquons de temps… et cela nous stress et nous met sous pression.
Nos journées ressemblent à ça :
- Se préparer le matin et le soir (et les enfants avec)
- Travailler toute la journée
- Prendre les transports
- Préparer à manger
- Se restaurer
- Maintenir un intérieur plus ou moins rangé
- Faire du sport ou de l’exercice physique
- Dormir, si possible 8h par nuit
- S’occuper de ses enfants
- Passer du temps de qualité avec eux
- Passer du temps de qualité en couple
- Passer du temps de qualité en famille
- Faire les courses
- Avoir une vie sociale, voir ses amis
- Se développer personnellement
- Gérer les nombreuses interruptions de tâches et tous les imprévus (voiture à faire réviser, plein d’essence à faire, changer d’opérateur téléphonique, aller chez l’assureur, menus travaux à la maison…)
Nous pourrions décliner la journée de travail ; avec les objectifs à atteindre, les réunions, les formations obligatoires, les interruptions multiples et diverses, les priorités qui s’accumulent, les mails qui pleuvent, les trains et avions en retard, les bouchons sur la route…
Si vous avez le sentiment de vivre dans une machine à laver, phase essorage, c’est normal. Bienvenue dans le monde réel.
Le besoin se fait sentir de trouver des trucs ou mieux des outils digitaux (ça fait rêver) miraculeux qui vont nous aider à tout réaliser, parfaitement, dans les délais.
Car courir sans cesse après le temps, crouler sous la multitude de petites et grandes choses à faire, créent une charge mentale continue qui ne cesse de consommer jour après jour notre énergie, voire même parfois notre enthousiasme ou optimisme.
Une forme de fatigue générale s’installe…
Et c’est là que nous cherchons des solutions et découvrons le monde merveilleux et magique des techniques et outils de productivité !
1.
La promesse des techniques de productivité
Comme vous, peut-être, j’ai lu tout ce qui m’est tombé sous la main concernant certaines méthodes aux noms évocateurs et solutions prometteuses.
- Pomodoro
- To do Liste
- Écrire tes objectifs de la journée
- Rétro planning
- Matrice d’Eisenhower
- Courbe de concentration
- Loi de Pareto
- Loi de Carlson
- Loi de Parkinson
- La règle des 2 minutes
- La règles de 5 secondes
- Méthode GTD (« Getting Things Done »)
- Liste non exhaustive
Puis, probablement on vous proposé des liens vers des outils et apps :
- Trello
- Todoist
- Asana
- Toggl
- Evernote
- Habitica
- …
Vous vous êtes, peut-être, comme moi abonné à un ou plusieurs de ces outils afin de trouver le saint Graal et être plus productif et mieux organisé(e) ?
Dans un premier temps paradoxalement, on perd du temps à utiliser l’outil et le maîtriser…
Soyons honnête, on a le sentiment que ça s’arrange que cela va mieux.
Cela étant, rapidement nous nous trouvons confrontés à un double problème.
Le premier problème, c’est que si nous arrivons à utiliser certains outils ; nous éprouvons des difficultés à le faire quotidiennement et sur le long terme.
Un peu à la manière d’une personne remplie de bonnes intentions qui s’inscrirait à la salle de sport, s’y rendrait quotidiennement la première semaine mais dont la fréquence à la salle diminuerait drastiquement les jours suivants, pour finalement ne plus s’y rendre du tout au bout de quelques petites semaines.
Le deuxième problème c’est que, aussi intéressants soient ces outils, quand nous faisons le bilan, nous nous rendons compte que nous manquons toujours cruellement de temps !
Pire, quand nous nous penchons de plus près sur les livres parlant du sujet de la gestion du temps, la plupart d’entre eux proposent des systèmes séduisants sur le papier mais qui se révèlent à l’usage être de véritables usines à gaz dans lesquelles nous passons presque plus de temps à les alimenter, suivre qu’a réellement nous consacrer à nos priorités…
Bref, nous n’avons toujours pas trouvé LA bonne solution.
2.
Le vrai "Game changer"
La productivité, la bonne gestion du temps sont, en fait très variables d’un individu à l’autre ; la dimension psychologique est également importante.
Nous n’avons pas le même rapport au temps, ni la même perception de ce dernier, nous n’effectuons pas les tâches similaires dans le même ordre et à la même vitesse…
Je me suis aperçu également que tout le monde ne vit pas avec des objectifs en permanence et aiment se laisser porter par les évènements ; d’autres au contraire veulent, avec boulimie, accomplir le plus de choses en un laps de temps défini.
Certains ont des ambitions, d’autres non.
A travers ces quelques exemples que je viens de donner ; nous pouvons commencer à dresser le profil des « acheteurs » de méthodes et Apps et les autres qui n’en n’éprouvent pas le besoin et se contentent d’un bon vieil agenda papier et un crayon.
D’ailleurs j’imagine que quelqu’un, quelque part, a dû écrire et vendre sa méthode et prôner le retour aux bonnes vieilles méthodes ancestrales !
Je vous propose déjà une réflexion personnelle.
« Le poison est dans la dose » Hippocrate
Faire preuve de lucidité en répondant aux questions suivantes :
- Pourquoi voulez-vous réaliser ces projets personnels et professionnels ? Quelles sont les raisons profondes ?
- Vos objectifs sont-ils atteignables ou tout simplement trop ambitieux ? Ce qui gêne là ce n’est pas la légitime ambition mais l’excès.
- La fréquence et le temps alloué aux tâches qui permettent d’atteindre vos objectifs ont-ils été bien dosés ?
- Comment faites-vous pour prioriser les tâches à faire et s’assurer que vous les faites dans le bon ordre ?
- Intégrez-vous toutes les interférences que votre vie personnelle a sur ta vie professionnelle, et inversement ? A défaut vous aurez des tensions dans un domaine ou l’autre ou les deux et cela nuira à votre concentration et à l’atteinte de vos objectifs.
- Votre programmation de vos journées intègre-t-elle du temps pour l’imprévu ?
- Avez-vous déjà réussi à maintenir une gestion efficace de votre temps pendant 1 an ? Pendant 6 mois ? Pendant même 1 mois ?
- Avez-vous déjà rencontré des échecs et répété les mêmes erreurs ? Si oui quelles étaient ces erreurs ?
Changer d’approche afin d’obtenir les résultats souhaités
Comme nous l’avons vu en introduction maîtriser son temps c’est maîtriser sa vie. C’est un mélange de techniques auxquelles nous avons accès couplé à une approche personnelle « psychologique », si vous préférez, différente.
Vous avez répondu aux questions précédentes ; parfait vous voilà fort(e) des éléments qui vont vous servir pour la suite !
Vous l’avez compris, le problème n’est pas la technique utilisée ; elles ont toutes des avantages et des points faibles mais nous et notre comportement.
Et puis c’est tellement rassurant de programmer. Nous avons l’impression de mieux maîtriser notre vie, comme si le vide nous faisait peur.
Ça pourrait être une bonne question, de quoi avons-nous peur ?
Pour aller plus loin, sur ses objectifs de vie, je vous recommande cette formation.
3.
Faire évoluer son état d’esprit
Je vous propose 3 étapes à réaliser. (Prenez le temps de murir ces étapes et de les penser avec soin)
Où souhaitez-vous aller et pourquoi ?
« Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va »
Sénèque
Par grand thème de votre vie (Famille, profession, sport, culture, vie sociale etc…) définissez votre objectif ultime.
Ne dépassez pas 10 objectifs.
Sous chaque objectif, évaluez le temps pour y arriver, les tâches à réaliser pour l’atteindre, les étapes.
Exemple : je veux passer plus de temps avec mes enfants. Mon objectif est de les amener ou aller les chercher à l’école 2 fois par semaine.
Cela va supposer d’organiser son agenda de telle manière qu’il n’y aura aucune réunion avant votre heure d’arrivée au travail décalée du fait de cette tâche. C’est un choix auquel vous devez vous tenir.
Cette première étape va vous obliger à décider ; c’est-à-dire, choisir quelles sont vos priorités.
Vous allez voir qu’au cours de vos réflexions le pourquoi va s’imposer à vous naturellement. Nous savons toutes et tous au fond de nous ce que nous voulons vraiment, parfois nous avons du mal à nous écouter et nous entendre.
Trop occupés que nous sommes à faire taire cette petite voix intérieure, trop occupé que nous sommes à vouloir ressembler à un modèle imposé, à faire plaisir, à vouloir être parfait…
Souvent le sentiment d’être débordé, de ne pas avoir suffisamment de temps provient d’une difficulté à arbitrer et décider. Si vous dites oui à toutes les sollicitations, vous serez vite l’objet des tâches à accomplir plus que l’acteur.
Nous ne pouvons pas tout faire simultanément ; il convient d’oublier cette injonction impossible.
Comment organiser ses journées, semaines, mois
D’abord ne pas programmer 100% de son temps, laisser du temps pour l’imprévu.
Consacrer le temps programmé à la réalisation des tâches qui servent nos objectifs prioritaires.
Programmer sa journée et sa semaine en organisant des séquences de 20 à 40 minutes avec des espaces entre pour les pauses, imprévues…
Diviser nos objectifs principaux en sous objectifs qui seront des étapes qui nous permettront de juger de notre avancée en étant le plus réaliste possible dans la mesure du temps nécessaire. Ne pas hésiter à pratiquer le pessimisme et allonger les délais, sans être excessifs.
Établir des routines. Je lis mes mails 3 fois par jour à telle et telle heure et je consacre tel laps de temps pour y répondre ; Le reste du temps je ne regarde pas de manière compulsive mon portable pour répondre en temps t à la moindre sollicitation. Je fais du sport les Mardi et Jeudi de telle heure à telle heure etc…
Pratiquer la progressivité, un peu chaque jour plus que trop en une fois. 10 minutes d’anglais par jour si l’objectif est de parler cette langue produira plus de résultats que 3 heures une fois par semaine.
Écouter son rythme biologique et programmer les tâches complexes aux heures où nous nous sentons le plus productif. Les tâches routinières là où nous sommes moins en forme. Certains sont du matin d’autre du soir, inutile de forcer sa nature.
Programmer des temps vides, pour nous, réfléchir, rêver, ne rien faire. Cela repose l’esprit et rend plus efficace ; le surbooking est un tueur silencieux de nos capacités et de notre efficacité.
L’intelligence émotionnelle un outil gratuit et indispensable
Les émotions sont de l’énergie. Les émotions positives nous aident à bien travailler chaque jour. Joie, bonne humeur, plaisir, positivité. Veillons chaque matin à nous mettre dans cette disposition d’esprit. « Aujourd’hui va être une journée formidable ; des choses passionnantes vont m’arriver »
Prenez du recul, ne visez pas la perfection, mais la réalisation.
Encouragez-vous ! Nous avons toutes et tous une petite voix intérieure qui se manifeste, souvent négativement et avec scepticisme sur tout. « tu ne vas pas y arriver, ça n’est pas pour toi, tu as encore oublié tes lunettes, tu es nul… » ; faite la taire ou chaque fois qu’elle parle changez le contenu négatif par du positif et des encouragements. Si vous n’êtes pas votre plus fervent admirateur pensez-vous que l’extérieur le sera ?
Prendre soin de son hygiène de vie : Sport, sommeil, alimentation. Adopter des principes et des habitudes simples pour être au top de sa forme et de sa santé.
Amusez-vous, faites-vous plaisir et prenez du plaisir à réaliser des choses. Félicitez-vous à chaque progrès aussi petit est-il !
Je vous recommande cette formation sur l’intelligence émotionnelle.
Conclusion
Il n’y aura jamais pour aucun d’entre nous de bonne méthode, de bons outils.
Sauf celle que nous aurons inventé pour nous même, l’outil que nous aurons créé pour nous.
Ce que je vous propose dans cet article n’est pas une énième méthode mais un cadre de réflexion dans lequel je vous invite à y mettre ce que vous voulez, ce qui est important pour vous.
A vous de définir comment vous souhaitez que cela fonctionne,
Votre agenda doit ressembler à ce que vous êtes, à qui vous êtes réellement
Pour ma part j’ai cessé de vouloir tout maîtriser et programmer,
Je ne mets plus dans mon agenda que mes priorités
J’essaie chaque jour d’augmenter la part qualitative au détriment des contraintes quantitatives.
J’ai également renoncé à vouloir trop en faire,
Je reste ouvert aux imprévus
A la vie en somme qui n’est jamais programmable en réalité
