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COMMENT ACCROITRE SA PRODUCTIVITE DE 3687% EN 1 AN?

Qui n’a jamais connu cette sensation d’être débordé ?

De se coucher le soir en se disant quelle journée inutile et frustrante !

De n’avoir pas pu mener à bien ce que l’on souhaitait, de ne pas avoir suffisamment de temps pour…

Sauf que nous ne vivons qu’une journée à la fois et que chaque journée ratée nous éloigne un peu plus de la réussite, du bien-être, ne serait-ce que de la satisfaction d’avoir passé une bonne journée. 

Une journée de perdue peut paraître anodin comme sujet mais l’accumulation de journées mal employées ou non productives est, à la fin, un problème insurmontable. C’est l’échec de nos projets qui est en jeu.

Cela étant, rassurez-vous vous faites partie de la grande majorité d’entre nous.

Alors comment améliorer, ne serait-ce qu’un petit peu cette situation ?

Je vous propose une méthode en plusieurs étapes …

Et puis que signifient ces 3687% ?

Patience chers lectrices et lecteurs, c’est simple une amélioration de 1% chaque jour nous donne à la fin de l’année non pas une croissance de 365% mais 3687%, c’est tout simplement un calcul composé.

Si vous gagnez chaque jour 1 minute vers vos objectifs essentiels ce sont 61 heures gagnées, soit 2 jours et demi.

Imaginez ce que vous pourrez faire avec cet outil, et partant tout ce temps consacré à l’essentiel ?

Comme toutes les méthodes, celle que je vous propose, est déjà un mélange de plusieurs autres, auxquelles j’ai ajouté mes expériences et ma façon de voir l’usage de mon temps. Vous devez vous approprier cette méthode, la faire votre et ne pas hésiter à la modifier afin qu’elle colle parfaitement à votre profil, votre contexte, vos activités, votre philosophie de vie. Mais à un moment donné quand les choses ne fonctionnent pas, comme on le souhaite, il faut bien partir d’un point.

Enfin, ne vous enfermez pas dans des dogmes ou règles trop rigides (d’abord ça ne fonctionne pas) ; adoptez une méthode, la vôtre, et mettez là en œuvre sur la durée, avec constance et souplesse. Il y a vraiment des jours où rien ne se passe comme prévu et ça n’est pas grave. L’essentiel est de reprendre le fil dès le lendemain.

Vous l’avez compris l’objectif n’est pas la perfection, mais l’amélioration de l’existant, avec progressivité.

Il y a une phrase que je cite car elle est tellement vraie :

« l’excellence, ce sont de petites choses ordinaires combinées entre elles exécutées parfaitement, avec constance, dans la durée » ; on pourrait coller cette phrase a tellement d’activités menées avec succès.

1° Soyez au clair avec vos objectifs essentiels.

C’est quoi un objectif essentiel ?

C’est un objectif qui vous permet de vous réaliser dans tous les compartiments de votre vie, familiale, personnelle, santé, culture, travail, intimité… ce que vous voulez !

C’est un objectif important pour vous.

Par exemple dans votre travail. Vos objectifs annuels commerciaux par exemple, la délivrance d’un projet à la bonne date sont des objectifs que vous pourrez qualifier d’essentiel.

Pour votre santé, vous mettre au sport etc…

Pour votre famille, aller déposer les enfants à l’école chaque matin afin d’avoir un temps à eux etc.

Écrivez pour les différentes parties de votre vie, que vous avez choisi, 1 objectif essentiel à atteindre. Une fois atteint réactualisez votre liste. (Utilisez la méthode SMART afin de savoir comment fixer de bons objectifs)

Chaque objectif va nécessiter un certain nombre de taches à remplir afin d’être atteint.

Par exemple amener chaque matin les enfants à l’école supposera que toutes vos activités matinales seront décalées afin d’atteindre cet objectif important de vos rapports avec vos enfants.

A ce stade définissez ces taches qui concourent à la réalisation de votre objectif final.

Bravo première étape réalisée !

2° Débarrassez-vous du reste

C’est compliqué ?

Oui, c’est surtout une question de volonté et de cohérence. Volonté car souvent les freins exprimés pour justifier notre immobilisme nous servent de prétexte à ne rien changer.

Cohérence car on ne peut pas décider que tel objectif est important dans nos vies (pour des motifs qui nous regardent) et parallèlement ne pas mettre en œuvre les moyens pour y arriver.

Mais si vous ne faites rien vous continuerez à vous plaindre (est-ce que vous êtes heureux comme ça ? Si la réponse est oui ne changez rien !)

Si c’est non vous pouvez poursuivre votre lecture (tant mieux pour moi !).

Pragmatisme oblige, regardez toutes les taches que vous réalisez et qui n’ont pas de rapport avec vos objectifs essentiels et voyez comment vous pouvez vous en « débarrasser » ce qui n’a rien de péjoratif, ce ne sont pas des sous taches ce sont simplement des activités qui n’entrent pas dans votre projet.

Il y a plusieurs possibilités :

  • Déléguer
  • Supprimer carrément l’activité en question
  • Sous-traiter et payer quelqu’un d’autre pour les réaliser
  • Faire moins de qualitatif afin de leur permettre d’être moins consommatrice de temps
  • automatiser

Le temps est le bien le plus précieux que nous ayons. Employons-le à ce qui nous paraît essentiel.

Si après chaque heure passée nous pouvons dire que nous l’avons passée utilement, agréablement, alors nous sommes sur la bonne voie.

3° Faites l’inventaire !

Pas de calcul ou Template compliqués. C’est d’ailleurs le signe que vous ne passerez pas à l’action. Combien de personnes passent un temps fou chaque année à la conception et réalisation d’un plan annuel parfait, type construction

De la Tour Eiffel. Et qui abandonnent 3 semaines plus tard cette géniale construction.

Combien d’objectifs annuels oubliés, refaits l’année d’après avec une répétition lancinante des mêmes objectifs non atteints reconduits d’année en année. Dites STOP une bonne fois pour toute !

Non, faites simple, une simple feuille ou votre cahier habituel suffira.

Combien de temps consacrez-vous chaque jour ou chaque semaine (si c’est plus pertinent) par objectif essentiel à leur réalisation.

Envisagez combien de temps vous devriez y passer pour atteindre, à coup sûr, votre objectif.

C’est votre point zéro de la méthode.

Limitez-vous à 6 objectifs essentiels à la fois maximum. (Nous verrons plus loin pourquoi.)

En face attribuez un score qualitatif sur une échelle de 0 à 10 ; de 8 à 10 ça veut dire que vous consacrez suffisamment de temps à cet objectif. Continuez comme ça vous l’atteindrez !

De 0 à 5 vous dépensez votre temps pour rien pour atteindre votre objectif cela va prendre « des plombes » selon l’expression. Et encore dans de mauvaises conditions. Il vous faut intensifier votre investissement temps.

De 5 à 8 vous êtes investi dans la réalisation de ce projet mais vous pourriez également accélérer sa réalisation en y consacrant un peu plus de temps.

N’oubliez pas quelques règles :

  • Le temps joue contre ceux qui pensent le maîtriser et avoir tout leur temps
  • Évaluez le plus précisément possible la durée nécessaire pour la réalisation de chaque tâche qui contribueront à l’atteinte de votre objectif essentiel. Si vous décidez de repeindre la pièce du petit dernier en une demi-journée vous y arriverez peut-être. Si vous vous donner 3 jours vous y arriverez sûrement (sauf si vous habitez le château de Versailles !). Si vous vous allouez une semaine vous mettrez une semaine, si vous vous allouez un mois vous le ferez en un mois…

4° Allouez du temps aux tâches essentielles chaque jour.

Dans un monde parfait, nous maîtrisons notre emploi du temps.

Dans la réalité c’est souvent le contraire ! Ça n’est pas une raison pour que le quotidien, les obligations de toutes sortes nous imposent leur rythme et nous fassent perdre de vue ce qui est important pour nous. Même si ça n’est pas facile nous devons reprendre l’initiative et reprendre la maîtrise de notre emploi du temps.

Votre patron vient de vous rajouter une heure de réunion aujourd’hui, votre voiture doit être amenée au garage, le petit dernier est malade il faut l’emmener chez le pédiatre, le verglas règne en maître votre footing d’aujourd’hui est compromis…

Respirez c’est la vie et c’est normal.

L’idée est de sanctuariser du temps, chaque jour pour vos objectifs essentiels.

Inutile de sanctuariser 100% de votre temps d’éveillé car vous n’avez plus de place pour les impondérables, les urgences, les imprévus etc…

Le stress vous guette d’un côté votre planning (bien propre sur lui, bien théorique) et de l’autre la vie qui vient frapper à votre porte.

Sanctuariser du temps, en partant de votre point zéro.

Commencez en étant équilibré, si sur un objectif essentiel vous estimez ne pas lui consacrer assez de temps. Augmentez par tranches de 5-10 minutes d’abord sur une semaine puis augmentez l’autre semaine. Testez et adaptez.

Au niveau état d’esprit n’acceptez de déroger à votre sanctuaire que pour les urgences d’un degré de criticité élevé. Type DEFCON 5 en matière de guerre nucléaire au moins.  

5° Il est temps de vous présenter Ivy Lee.

  Je vous présente Ivy Lee (1877-1934). Il était un expert en publicité et un précurseur dans le domaine des relations publiques. Il conseilla de grands groupes industriels dans les domaines de l’acier, de l’automobile, du tabac et du caoutchouc, mais aussi des banques, des établissements publics et même des gouvernements étrangers. C’est le créateur de la communication de crise. Mais comme tous les consultants il lui est arrivé de satisfaire à des demandes particulières de ses clients qui l’éloignaient de son métier premier.

La demande d’un de ses clients était d’augmenter la productivité de ses collaborateurs. Après plusieurs dizaines d’entretiens au cours desquels il avait décortiqué leur façon de travailler il a mis au point une méthode simple qui lui a survécu.

Il a probablement conçu la technique de productivité la plus efficace car la plus simple et facile à mettre en œuvre.

Voici ses conseils

 

  1. Écrivez les six choses les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. N’en n’écrivez pas plus de six.
  2. Priorisez ces six éléments par ordre de priorité en fonction de leur importance.
  3. Le lendemain, commencez par la première tâche, la plus importante. Concentrez-vous uniquement sur cette tâche (souvenez-vous que le multitâche nuit à votre productivité) et travaillez dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée avant de poursuivre avec la deuxième tâche. Ne commencez pas nécessairement par la plus facile. Non c’est la plus importante.
  4. Travaillez à l’accomplissement de vos 6 tâches de la même manière. A la fin de la journée, inscrivez les tâches que vous n’avez pas terminées sur une nouvelle liste de 6 tâches pour le lendemain.
  5. Répétez ce processus tous les jours.

Voici comment vous pouvez appliquer cela en cinq minutes.

Chaque matin ou chaque fin de journée.

Pensez à six tâches importantes que vous voulez accomplir dans la journée, celles qui demandent plus de dix minutes de travail et qui concourent à la réalisation de vos objectifs essentiels.

Allouez de 10 minutes à une heure à chacune d’entre elles.

Planifiez-les de manière à ce que les autres tâches urgentes n’interfèrent pas.

6° Les bonnes attitudes

 

Nous le savons tous. Tout se passe dans la tête.

Plus une méthode est simple et plus le passage à l’action est facilité.

Cette méthode est simple, donc faisons le premier pas qui est le plus important.

Notre époque est marquée par « l’infobésité » ; l’intensité des stimulations qui captent notre attention. L’idée de se concentrer sur une tache à chaque fois, est un bon antidote à notre époque de sur sollicitations.

Il faudra sûrement apprendre à dire non, apprendre à préserver ses temps de travail et production, afin d’éviter les interruptions à répétitions qui consomment énormément d’énergies et nous empêchent de rester concentrer sur ce que nous avons à faire.

Ces sur sollicitations créent parfois des besoins compulsifs d’aller sur les réseaux sociaux, répondre immédiatement à la boîte mail, bref papillonner et se disperser.

L’idée, également, de terminer et d’aller jusqu’au bout de chaque séquence est une bonne méthode afin d’éviter ce morcellement d’activités. Cette boulimie de petites choses que nous faisons et accumulons et qui nous laissent, à la fin sur notre faim.

En termes de stress, enfin, cette méthode nous redonne un peu de maîtrise de nos emplois du temps et de la façon dont nous nous organisons. Cela diminue fortement le stress des contraintes imposées.

Avoir moins de priorités ou un nombre raisonnable de priorités (6) accroît notre performance.

Conclusion

Comme tout le monde je suis toujours à la recherche de trucs pour y arriver mieux et m’en sortir.

 

Comme tout le monde j’ai rédigé des objectifs de début d’année et constaté quelques mois plus tard que j’avais perdu de vue mes priorités.

 

Comme beaucoup de monde je pense que les nouvelles technologies de l’information sont un réel progrès. Mais d’un autre côté source de bien des déconvenues avec ce tourbillon incessant qui semble ne jamais s’arrêter. Plus je réponds à mes mails plus il en arrive à croire que si j’arrêtais la machine infernale se tarirait (en fait non c’est pire car ceux qui ont écrits relancent !!!!)

 

J’ai testé cette méthode que j’ai découverte il y a quelques années et j’ai effectivement augmenté ma productivité (par 4 et pas par 3600 malheureusement).

 

Ce qui tout de suite fonctionné c’est son caractère simple.

A vous de jouer et dites-moi en commentaires ce que vous en pensez !

 

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