Le manque de temps est sûrement une cause de stress importante pour nous tous. Nous courons toute la journée après nos engagements multiples et divers.
Le temps semble s’accélérer. Et toujours cette sensation désagréable d’avoir oublié quelque chose de ne pas avoir assez de temps pour tout faire, pour soi, pour les personnes autour.
« Je n’ai pas le temps… »
Les minutes défilent, les heures passent, nos journées s’envolent… et cette crainte de se réveiller un jour et d’être passé à côté de l’essentiel. Sa vie.
Je ne sais pas vous mais il m’arrive d’être parfois débordé, comme si un tsunami me recouvrait. C’est une sensation très désagréable. J’ai tenté par tous les moyens de me créer un système qui me permette de mieux travailler, avec moins de stress.
En fouillant un peu partout j’ai trouvé de nombreuses techniques, j’ai tout fait pour les simplifier et les adapter à mes besoins.
Je vous propose quelques techniques qui marchent. A vous de les appliquer et adapter aux circonstances et contexte qui sont les vôtres.
1.
Un bureau ZEN
La sensation de débordement est d’abord physique. Vous savez ces piles de dossiers, courriers, choses à faire. Chaque tâche non réalisée est dans une case de notre cerveau et consomme de la place dans notre mémoire et consomme de l’influx nerveux.
Le simple fait d’arriver dans un espace où rien n’est rangé et où tout est empilé sème plus le trouble que le calme.
Je n’y croyais mais un jour j’ai lu un livre sur « bureau Zen » et depuis j’ai adopté cette méthode.
La concentration la plus pure ne peut s’exercer que sur un sujet à la fois.
Je ne mets sur mon bureau que ce qui touche le sujet que je suis en train de traiter et je ne dispose que du nécessaire pour effectuer mon travail ; le reste est soigneusement rangé dans mon placard.
Ou dans des dossiers numériques.
Faire et bien faire, une chose à la fois sans accepter la distraction sauf urgences sérieuses procure un plaisir et une sérénité que je vous propose de tester.
2.
La méthode GTD
“Getting things done” de David Allen, l’idée est de faire un mini tri à l’arrivée de toute nouvelle tâche, quel que soit son support (téléphone, échange, courrier, mail), et de distinguer les tâches qui vont nécessiter un maximum de deux minutes, et les autres.
Il s’agit ensuite d’exécuter immédiatement les tâches de moins de 2 minutes qui peuvent l’être sans attendre, et de programmer toutes les autres sur un agenda unique.
C’est en lien avec mon point 1, ces mini tâches qui peuvent être traitées immédiatement si elles ne le sont pas consomment notre attention inutilement, généralement sans enjeu majeur. Et donnent ce sentiment de débordement.
3.
La matrice d'Eisenhower
Ne pas vouloir tout faire
C’était un général connu pour le débarquement de Normandie mais surtout un homme épris de technique d’optimisation du temps.
Parmi tout ce que l’on a à faire il faut savoir abandonner certaines actions (ne pas vouloir tout faire) quadrant 4 ; déléguer d’autres quadrant 3.
Cette matrice très connue, n’est pas si facile que cela à appliquer ; je pense notamment aux tâches à abandonner. Nous avons toutes et tous tendance à nous coller des obligations sur le dos sans réelle substance. Vous savez assister à telle réunion pour faire plaisir à X, aller à telle soirée pour plaire à Y, accepter telle mission afin de ne pas déplaire à Z.
Toutes ces « obligations volontaires » mais qui ne servent pas nos objectifs essentiels peuvent, à la longue peser beaucoup en termes de consommation de temps, fatigue et énergie.
Sans passer d’une extrémité à une autre ; il faut être capable de dire non et préserver le bien le plus précieux que nous ayons le temps !
La loi de Pareto 20/80 20% de notre activité produit 80% des résultats s’exprime assez bien dans cette matrice. Essayez de mettre les 20% de tâches les plus utiles à l’atteinte de vos objectifs essentiels dans le quadrant 1.
4.
Savoir s'arrêter
Savoir doser
Il y a une citation d’Hippocrate que j’affectionne particulièrement :
« Le poison est dans la dose »
Dans nos sociétés hyper connectées, c’est comme à Wall Street à la belle époque les affaires ne s’arrêtent jamais…
Notre vie si malheureusement. Alors que signifient ces heures en plus chaque jour. Nous confondons souvent bien travailler avec beaucoup travailler et trop travailler.
Mettons du qualitatif dans l’appréciation de notre travail, et décidons de nous arrêter à une heure décente afin de consacrer aux autres activités de la vie (sport, famille, amie, culture etc…) le temps nécessaire.
C’est comme les réseaux sociaux et le temps d’écran ou de mails. Programmez chaque jour un temps réservé à ces technologiques indispensables et tyranniques aussi.
5.
Bien programmer
Bien s'organiser
Dans les tâches importantes qui ne peuvent pas être déléguées et que nous nous devons de réaliser il y a une seule chose à laquelle nous devons être attentifs c’est le temps nécessaire à sa réalisation. Ni sur estimé car selon une loi bien connu toute tâche prendra le temps qu’on lui consacre même si elle aurait pu être exécutée en moins de temps.
Ni sous-estimée car nous chevauchons les séquences sans avoir terminé la précédente ce qui va accélérer notre sensation de stress et de débordement.
L’invention de la machine et du progrès au 19° siècle avaient pour objectif de rendre la vie des êtres humains plus facile. Il ne faudrait pas qu’au 21° siècle nous devenions esclaves du digital.
Si le surbooking est une pratique (douteuse) dans l’aérien ; il n’a aucun intérêt dans nos vies.
Vous avez le choix des outils de programmation, relance, réunions à distance (afin d’éviter les déplacements inutiles) etc…
Utilisons tous ces outils afin de bien programmer nos journées et bien organiser notre travail.
6.
Bien connaître ses priorités
Je termine volontairement par ce dernier élément que l’on aurait pu mettre en numéro 1.
La boussole de toute notre organisation du temps doit s’articuler autour de ce sujet.
Quels objectifs poursuivons-nous ? Que voulons-nous dans notre vie ? Quelles sont nos priorités ?
Les réponses à ces questions permettront de préciser ce qui est important de ce qui ne l’est pas.
Nous n’avons qu’une vie, personne ne peut définir, à notre place, nos priorités et ce qui est important pour soi.
Conclusion
Les nouvelles technologies de l’information, la complexité des échanges économiques mettent les salariés et entrepreneurs dans une seringue où le temps semble s’accélérer. Les sollicitations tombent de toute part, à un rythme effréné.
Il est facile de se perdre dans ces méandres où le plaisir s’allie à la dépendance puis à l’addiction.
Reprendre son temps en mains, en reprendre le contrôle aboutit bien évidemment à plus de qualité de vie, plus de sens aussi dans nos actions, plus d’équilibre enfin.
Les vieilles sagesses populaires ont du bon.
« Les cimetières sont remplis de gens indispensables ».
Qui se souviendra de nos visages, de ce que nous avons fait, de qui nous étions. Nos conjoints, nos familles, nos amis…sûrement pas nos lieux de travail.
Alors remettons les choses dans le bon ordre.
